Backlog Là Gì? Vai Trò, Ý Nghĩa Và Phương Pháp Quản Lý Hiệu Quả

Trong bối cảnh hoạt động đa dạng của một đơn vị như Nhà Thiếu Nhi Quận 7, việc tổ chức và sắp xếp công việc một cách khoa học là yếu tố then chốt để đảm bảo các chương trình năng khiếu, sự kiện hay công việc nội bộ được triển khai hiệu quả. Một thuật ngữ phổ biến trong quản lý công việc và dự án có thể tham khảo là “Backlog”. Thuật ngữ này giúp cung cấp một cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và yêu cầu cần thực hiện, hỗ trợ việc quản lý hoạt động và đảm bảo tiến độ công việc. Cùng tìm hiểu sâu hơn về Backlog Là Gì, vai trò, ý nghĩa và các phương pháp quản lý backlog mà bất kỳ ai làm công tác tổ chức đều có thể quan tâm.

1. Backlog Là Gì? Vai Trò Của Backlog Trong Hoạt Động

1.1. Backlog Là Gì?

“Backlog” trong tiếng Việt có thể hiểu nôm na là “tồn đọng” hoặc danh sách các công việc chưa được hoàn thành.

Trong môi trường tổ chức hoặc dự án, Backlog là danh sách các công việc, nhiệm vụ, tính năng hoặc yêu cầu chưa được xử lý và cần được thực hiện. Backlog thường được sử dụng để theo dõi và quản lý các đầu mục công việc nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, đúng tiến độ và không bỏ sót nhiệm vụ nào.

Một Backlog có thể bao gồm các yêu cầu từ người dùng, tính năng cần phát triển, lỗi cần sửa, vấn đề cần giải quyết hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào liên quan đến mục tiêu và phạm vi của hoạt động hoặc dự án. Các mục trong danh sách này được sắp xếp theo mức độ ưu tiên nhằm tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và mang lại giá trị cao nhất.

1.2. Vai Trò Của Backlog

• Xác định thứ tự ưu tiên: Backlog giúp xác định các công việc quan trọng cần được hoàn thành trước, từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.
• Hỗ trợ lên kế hoạch và theo dõi tiến độ: Việc lập Backlog tạo sự chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ và giúp các thành viên tránh tình trạng quên hoặc bỏ sót công việc.
• Tăng cường sự hiểu biết chung: Backlog giúp các thành viên trong đội nhóm thảo luận sâu hơn về công việc và có cái nhìn chi tiết về từng nhiệm vụ phải thực hiện, từ đó tạo ra sự hiểu biết và đồng thuận chung.
• Định hướng phát triển: Bằng việc liệt kê chi tiết các yêu cầu, cải tiến hoặc phản hồi, Backlog góp phần định hướng phát triển các hoạt động, chương trình hoặc sản phẩm.

2. Nội Dung Cơ Bản Của Một Backlog Hoàn Chỉnh

Một backlog thường bao gồm các thông tin cơ bản về các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu. Dưới đây là các thành phần cơ bản của một backlog đầy đủ:

Màn hình quản lý dự án và công việc theo phương pháp Kanban

1. Danh sách nhiệm vụ: Liệt kê các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu cần thực hiện. Mỗi nhiệm vụ nên được mô tả một cách rõ ràng và đủ chi tiết để hiểu được yêu cầu.
2. Thời gian hoàn thành dự kiến: Nên xác định rõ ràng và cụ thể về ngày giờ bắt buộc hoặc dự kiến hoàn thành nhiệm vụ. Thông tin này cho phép quản lý có cái nhìn tổng quan về tiến độ và dễ dàng báo cáo tình hình thực hiện.
3. Người thực hiện: Thông tin về người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện mỗi nhiệm vụ. Xác định người thực hiện giúp phân chia công việc rõ ràng và tạo trách nhiệm cá nhân.
4. Mức độ ưu tiên: Mỗi nhiệm vụ trong backlog nên được xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp xác định công việc quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Có thể sử dụng các tiêu chí như giá trị, khả năng ảnh hưởng hoặc mức độ cần thiết để đánh giá mức độ ưu tiên.
5. Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng hoặc tiến trình của công việc (ví dụ: “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy”). Theo dõi trạng thái nhiệm vụ giúp quản lý tiến độ và biết được công việc nào cần quan tâm và ưu tiên.

3. Một Số Thuật Ngữ Liên Quan: Product Backlog, Sprint Backlog

Mặc dù “Backlog” là thuật ngữ chung, trong các phương pháp quản lý linh hoạt như Scrum, nó được chia thành các loại cụ thể hơn:

3.1. Product Backlog Là Gì?

Product Backlog là danh sách các yêu cầu, tính năng và công việc cần thực hiện để phát triển hoặc nâng cấp một sản phẩm. Danh sách này được xây dựng dựa trên các yêu cầu từ khách hàng, người dùng cuối cùng và các bên liên quan khác.

Product Backlog thường sử dụng các yếu tố như: sự phức tạp, sự khẩn cấp, giá trị kinh doanh,… để ưu tiên và sắp xếp nhiệm vụ. Danh sách này thường được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian khi có thêm thông tin hoặc các yêu cầu mới.

3.2. Sprint Backlog Là Gì?

Sprint Backlog là một tập hợp các công việc được chọn từ Product Backlog để thực hiện trong một “Sprint” – một khoảng thời gian xác định trong phương pháp Scrum.

Sprint Backlog được sử dụng làm cơ sở để theo dõi tiến độ và thực hiện công việc trong suốt quá trình Sprint. Các công việc trong Sprint Backlog thường được phân chia thành các “User Story” nhỏ hơn và được ước lượng thời gian hoàn thành.

3.3. Sự Khác Biệt Giữa Product Backlog Và Sprint Backlog

Tiêu chí	Product Backlog	Sprint Backlog
Khái niệm	Danh sách các nhiệm vụ, yêu cầu, tính năng hoặc công việc cần thực hiện trong một dự án.	Danh sách con của Product Backlog, tập hợp các nhiệm vụ được chọn lọc và cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định (Sprint).
Mục tiêu	Tạo ra tầm nhìn tổng thể về sản phẩm, thường bao gồm nhiều đầu mục công việc.	Làm cơ sở để theo dõi tiến độ và thực hiện công việc trong suốt quá trình Sprint.
Sự thay đổi	Thường được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian để phản ánh sự thay đổi trong yêu cầu.	Thường giữ cố định và cần ước lượng cụ thể thời gian hoàn thành nhiệm vụ trong Sprint đó.
Ví dụ (Trong bối cảnh phát triển phần mềm như bài gốc)	– Tạo giao diện người dùng. – Tích hợp hệ thống thông báo. – Phân quyền truy cập. – Tối ưu hóa hiệu suất.	– Tạo giao diện cho trang đăng nhập. – Xây dựng chức năng đăng nhập và xác thực tài khoản.

Bảng so sánh điểm khác nhau giữa Product Backlog và Sprint Backlog

4. Quy Trình 5 Bước Tạo Backlog Chính Xác Nhất

Quy trình tạo backlog có thể được áp dụng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau để quản lý các nhiệm vụ. Dưới đây là quy trình 5 bước:

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

Xác định mục tiêu tổng thể của hoạt động hoặc dự án. Điều này bao gồm định rõ những gì muốn đạt được và những giá trị muốn mang lại. Sau đó, cần xác định phạm vi bằng cách định rõ các yêu cầu, nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Quy trình 5 bước để lập và quản lý Backlog hiệu quả

Bước 2: Thiết lập mức độ ưu tiên

Thiết lập mức độ ưu tiên của các yêu cầu và nhiệm vụ trong Backlog. Từ đó xác định các công việc quan trọng nhất và cần được ưu tiên thực hiện trước. Mức độ ưu tiên có thể được xác định dựa trên giá trị mang lại, sự phức tạp, sự khẩn cấp, rủi ro và các yếu tố liên quan khác.

Bước 3: Ước lượng thời gian hoàn thành

Xác định thời gian hoàn thành dự kiến cho mỗi yêu cầu hoặc nhiệm vụ trong Backlog. Điều này giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ danh sách. Việc ước lượng thời gian thường dựa trên kinh nghiệm trước đây, khả năng của thành viên hoặc đội nhóm và các yếu tố khác như sự phức tạp của công việc.

Bước 4: Quản lý nguồn lực và phân chia công việc

Đánh giá nguồn lực có sẵn để thực hiện. Bao gồm đánh giá nhân lực, kỹ năng chuyên môn và tài nguyên khác. Sau đó, tiến hành phân chia công việc từ Backlog vào các đơn vị công việc cụ thể, như gán người thực hiện cho mỗi công việc và phân bổ nguồn lực để đảm bảo các công việc được thực hiện đúng tiến độ.

Bước 5: Theo dõi và cập nhật thường xuyên

Theo dõi tiến độ công việc và cập nhật Backlog thường xuyên, định kỳ (theo ngày, tuần, tháng hoặc quý). Điều này giúp kiểm soát tiến trình thực tế và cập nhật thông tin trong Backlog để phản ánh sự thay đổi và phản hồi. Có thể tổ chức cuộc họp định kỳ để đánh giá và xem xét Backlog, điều chỉnh ưu tiên, thời gian hoàn thành và phân chia công việc nếu cần thiết.

5. Top 5 Phương Pháp Quản Lý Backlog Hiệu Quả

Có nhiều phương pháp khác nhau để quản lý backlog, mỗi phương pháp có những ưu điểm riêng:

5.1. Ứng Dụng Excel Hoặc Google Sheet

Đây là phương pháp đơn giản để tạo và quản lý Backlog, đặc biệt phù hợp cho các nhóm nhỏ hoặc dự án không quá phức tạp. Sử dụng Excel hoặc Google Sheet giúp:

• Tạo danh sách công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, ghi chú thời gian dự tính và người thực hiện theo các cột và hàng.
• Phần mềm cung cấp tính năng lọc, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu, giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin.

5.2. Phương Pháp Agile Và Scrum

Agile và Scrum là khung công việc linh hoạt được ứng dụng nhiều trong quản lý dự án. Backlog trong phương pháp này được quản lý theo hình thức Product Backlog và Sprint Backlog đã phân tích ở trên.

• Product Backlog chứa tất cả các yêu cầu và tính năng cần thực hiện.
• Sprint Backlog chứa các công việc được lựa chọn để hoàn thành trong một Sprint cụ thể.
• Quy trình Scrum cung cấp cơ chế để ưu tiên và quản lý Backlog trong suốt quá trình.

5.3. Phương Pháp Đánh Giá Ưu Tiên MoSCoW

Mô hình MoSCoW là viết tắt của 4 thành phần: Must-have, Should-have, Could-have và Won’t-have. Đây là phương pháp đánh giá ưu tiên các yêu cầu và tính năng trong Backlog dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.

• Must-have: Những yêu cầu bắt buộc và cần thiết phải hoàn thành.
• Should-have: Những yêu cầu quan trọng nhưng chưa cần hoàn thành gấp.
• Could-have: Những yêu cầu có thể được thực hiện nếu có thời gian và tài nguyên.
• Won’t-have: Những yêu cầu không được ưu tiên hoặc loại bỏ.

5.4. Phương Pháp Quản Lý Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Bảng Kanban được chia thành các cột đại diện cho trạng thái của công việc gồm: To-do (Cần làm), In Progress (Đang làm), Done (Đã xong),…

• Bằng cách kéo thả, các công việc được di chuyển qua các cột tương ứng khi chúng trong tiến trình hoặc hoàn thành.
• Kanban hỗ trợ quản lý Backlog bằng cách cho phép theo dõi và điều chỉnh công việc theo trạng thái và ưu tiên.

5.5. Sử Dụng Phần Mềm Quản Trị Công Việc Chuyên Dụng

Phần mềm Quản lý công việc là giải pháp chuyên nghiệp cho việc tạo và quản lý Backlog hiệu quả. Với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ, phần mềm hỗ trợ người quản lý theo dõi Backlog mọi lúc mọi nơi.

Màn hình giao diện phần mềm quản lý công việc

Các tính năng thường có bao gồm:

• Tạo lập kế hoạch, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tạo công việc con ràng buộc tiến độ và phân quyền chặt chẽ.
• Dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc qua nhiều màn hình hiển thị khác nhau: Danh sách, Gantt Chart, Lịch biểu, Kanban.
• Đa dạng hình thức báo cáo tiến độ.
• Quản lý tập trung tài liệu duy nhất, linh hoạt trong việc chia sẻ, phân quyền sử dụng và bảo mật dữ liệu.

Phần mềm quản lý công việc là giải pháp thông minh giúp đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch và theo dõi công việc cho cá nhân, phòng ban hay đội nhóm. Việc trao đổi công việc trực tiếp dưới mỗi dự án, giao việc tự động và cập nhật báo cáo theo thời gian thực giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

6. Ý Nghĩa Của Backlog Mang Lại Cho Quản Lý Hoạt Động

Việc áp dụng khái niệm Backlog mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý hoạt động hiệu quả:

6.1. Đối Với Quản Lý Dự Án Và Phát Triển Hoạt Động

• Xác định giá trị: Các yêu cầu và nhiệm vụ quan trọng nhất, có tiềm năng mang lại lợi ích cao sẽ được ưu tiên để đạt được mục tiêu đề ra.
• Đảm bảo sự tham gia và tương tác: Sử dụng Backlog để thảo luận, lắng nghe ý kiến và phản hồi từ các bên liên quan, từ đó cải thiện hoạt động và đáp ứng nhu cầu một cách tốt nhất.
• Tăng tính linh hoạt và thích ứng: Backlog cho phép thay đổi và điều chỉnh các yêu cầu và công việc trong suốt quá trình. Có thể cập nhật và điều chỉnh Backlog để phản ánh sự thay đổi của yêu cầu hoặc những ưu tiên mới.

6.2. Đối Với Người Quản Lý/Điều Phối Hoạt Động

• Quản lý yêu cầu và nhiệm vụ: Backlog ghi lại và quản lý các yêu cầu và nhiệm vụ. Nó là nơi tập trung của những ý tưởng và yêu cầu từ các bên liên quan.
• Lập kế hoạch và ưu tiên công việc: Theo đúng sự ưu tiên và giá trị, Backlog giúp người quản lý định rõ phạm vi và tạo ra một lộ trình thực hiện rõ ràng.
• Đồng thuận với các bên liên quan: Backlog là một công cụ quan trọng trong việc thảo luận, đồng thuận với các bên liên quan về yêu cầu, nhiệm vụ cũng như kế hoạch thực hiện.
• Quản lý tiến độ và theo dõi: Backlog cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ và trạng thái của công việc. Người quản lý có thể theo dõi tiến độ, cập nhật và điều chỉnh Backlog để đảm bảo rằng hoạt động diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu.

Nhìn chung, các phương pháp quản lý Backlog đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Phụ thuộc vào đặc trưng của tổ chức và các yêu cầu khác nhau của dự án hoặc hoạt động mà người quản lý có thể lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp. Việc hiểu rõ Backlog là gì và áp dụng các kỹ thuật quản lý liên quan sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc.