Hướng dẫn chi tiết cách lưu file Word trên MacBook

Trong quá trình làm việc với tài liệu, việc lưu trữ thường xuyên là cực kỳ quan trọng để tránh mất mát dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng MacBook và chưa rõ cách lưu file Word trên macbook sao cho hiệu quả và nhanh chóng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết từ cơ bản đến nâng cao. Từ việc lưu thủ công, sử dụng phím tắt cho đến cách khôi phục khi gặp sự cố, tất cả sẽ được trình bày một cách dễ hiểu.

Việc nắm vững cách lưu file Word khi soạn thảo trên MacBook giúp bạn bảo vệ thành quả làm việc của mình.

Các cách lưu file Word trên MacBook phổ biến

Có nhiều phương pháp để lưu tài liệu Word trên máy tính MacBook của bạn, từ thao tác chuột truyền thống đến sử dụng tổ hợp phím tiện lợi.

Lưu file Word thủ công bằng menu

Đây là phương pháp quen thuộc tương tự như trên các hệ điều hành khác. Các bước thực hiện bao gồm:

1. Tại giao diện tài liệu Word đang mở, bạn nhấp chuột vào mục “File” ở góc trên cùng bên trái màn hình.
2. Trong menu thả xuống, chọn “Save” (Lưu) để lưu lại những thay đổi trên file đã tồn tại, hoặc chọn “Save As…” (Lưu thành…) để lưu file lần đầu hoặc lưu thành một bản sao với tên hoặc vị trí khác.

Bạn vào mục “File” trên thanh menu của ứng dụng Word.

3. Nếu chọn “Save As…”, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn nhập tên cho tài liệu vào ô “Save As” và chọn vị trí lưu trữ mong muốn trên máy tính của bạn (ví dụ: Desktop, Documents, một thư mục cụ thể). Cuối cùng, nhấn vào nút “Save” để hoàn tất quá trình lưu file Word trên MacBook.

Thiết lập tên file và vị trí lưu trữ trước khi nhấn “Save”.

Lưu file Word bằng phím tắt

Sử dụng phím tắt là cách nhanh nhất để lưu tài liệu Word trên MacBook. Bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

1. Khi đang làm việc trong tài liệu Word, nhấn tổ hợp phím Command + S.

Nhấn tổ hợp phím Command + S để bắt đầu lưu file.

2. Nếu đây là lần đầu bạn lưu file, một hộp thoại “Save” hoặc “Save As” sẽ hiện ra. Bạn nhập tên file, chọn vị trí lưu trữ và nhấn “Save”. Từ những lần sau, chỉ cần nhấn Command + S, Word sẽ tự động lưu lại những thay đổi vào đúng file và vị trí đó mà không cần hỏi lại.

Chọn tên và vị trí lưu trữ sau khi sử dụng phím tắt lần đầu.

Việc lưu file thường xuyên, dù bằng menu hay phím tắt, là thói quen tốt giúp bạn không bị mất dữ liệu do các sự cố không mong muốn. Sau khi đã lưu, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác khác với file, ví dụ như cách tải file lên google drive để sao lưu trực tuyến hoặc chia sẻ với người khác một cách dễ dàng.

Khôi phục file Word chưa lưu trên MacBook

Đôi khi, sự cố xảy ra khiến bạn chưa kịp lưu file Word đang làm dở trên MacBook. Đừng quá lo lắng, Microsoft Word trên macOS có tính năng AutoRecovery giúp khôi phục lại phiên bản gần nhất.

Trường hợp máy khởi động lại bất ngờ

Nếu MacBook của bạn gặp sự cố và cần khởi động lại khi Word đang mở, khi bạn mở lại ứng dụng Word, nó thường sẽ tự động nhận diện các file AutoRecovery và hiển thị chúng ở thanh bên trái hoặc dưới dạng cửa sổ phục hồi. Bạn chỉ cần chọn file cần khôi phục và lưu lại là xong.

Xử lý khi Word không mở phiên bản AutoRecovery

Trong một số trường hợp hiếm gặp, Word có thể báo lỗi khi cố gắng mở file AutoRecovery. Khi đó, bạn có thể thử cách sau:

1. Mở ứng dụng TextEdit trên MacBook của bạn (bạn có thể tìm trong Launchpad hoặc Spotlight Search).
2. Tìm đến thư mục chứa file AutoRecovery của Word (thường nằm trong Library > Containers > com.microsoft.Word > Data > Library > Preferences > AutoRecovery).
3. Kéo file AutoRecovery bị lỗi vào biểu tượng TextEdit trên thanh Dock. TextEdit có thể mở và hiển thị nội dung văn bản, giúp bạn lấy lại phần lớn dữ liệu.

Sử dụng TextEdit để đọc nội dung từ file AutoRecovery bị lỗi.

Cách này không đảm bảo khôi phục định dạng, nhưng sẽ giúp bạn lấy lại nội dung văn bản quý giá. Sau khi khôi phục nội dung, bạn có thể copy nó và dán vào một file Word mới để tiếp tục chỉnh sửa và lưu lại đúng cách.

Cách lưu bản sao (Save As) file Word trên MacBook

Khi bạn muốn tạo một bản sao của tài liệu hiện tại mà không ghi đè lên file gốc, tính năng “Save As” (Lưu thành) là lựa chọn phù hợp. Trên MacBook, bạn có thể truy cập nhanh tính năng này bằng phím tắt:

1. Nhấn tổ hợp phím Shift + Option + Command + S.

Phím tắt nhanh để mở tùy chọn Save As.

2. Một hộp thoại “Save As” sẽ xuất hiện. Bạn nhập tên mới cho bản sao tại mục “Lưu thành” và chọn vị trí lưu trữ khác với file gốc tại khung “Ở đâu”. Sau đó, nhấn “Lưu” (Save) để tạo một file mới mà vẫn giữ nguyên file gốc.

Đặt tên khác và chọn vị trí lưu cho bản sao tài liệu của bạn.

Việc tạo bản sao rất hữu ích khi bạn cần chỉnh sửa mà vẫn muốn giữ lại phiên bản ban đầu, hoặc khi bạn cần lưu nhiều phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu. Sau khi lưu bản sao, bạn có thể tiếp tục làm việc với cả bản gốc và bản sao một cách độc lập. Đôi khi, quá trình làm việc với tài liệu cũng liên quan đến việc quản lý các nội dung khác như hình ảnh; bạn có thể tham khảo thêm cách copy ảnh trên máy tính để hỗ trợ công việc của mình.

Một số mẹo và lưu ý về cách lưu file Word trên MacBook

Để việc quản lý tài liệu Word trên MacBook hiệu quả và an toàn hơn, bạn cần lưu ý một vài điều sau:

Cách tránh mất các tệp Word quan trọng trên MacBook

Ngoài việc lưu thường xuyên, có những biện pháp khác giúp bảo vệ dữ liệu của bạn:

• Kiểm tra Thùng rác định kỳ: Nếu vô tình xóa file, hãy kiểm tra trong Thùng rác trước khi bạn làm trống nó vĩnh viễn.
• Bật tính năng AutoRecovery: Đảm bảo tính năng lưu tự động của Word được bật trong phần cài đặt để file được lưu lại sau mỗi vài phút.
• Sử dụng các công cụ sao lưu: Cân nhắc sử dụng Time Machine (tính năng sao lưu tích hợp của macOS) hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây để sao lưu toàn bộ dữ liệu trên máy.

Cách xóa file Word trên MacBook

Khi không còn nhu cầu lưu trữ một file Word nào đó, bạn có thể dễ dàng xóa nó để giải phóng dung lượng. Cách đơn giản nhất là nhấp chuột phải vào file cần xóa và chọn tùy chọn “Chuyển vào Thùng rác”.

Chọn “Chuyển vào Thùng rác” để xóa file.

Sau khi file được chuyển vào Thùng rác, bạn có thể khôi phục lại nếu đổi ý, hoặc làm trống Thùng rác để xóa vĩnh viễn.

Nắm vững [Cách Lưu File Word Trên Macbook] cùng với các thủ thuật khôi phục và quản lý file là kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ cần thiết cho bất kỳ ai sử dụng máy tính của Apple để soạn thảo văn bản. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, giúp quá trình làm việc với Word trên MacBook trở nên thuận lợi và an toàn hơn.