Phân tích nghiệp vụ (Business Analysis – BA) là một lĩnh vực quan trọng trong phát triển sản phẩm và dự án. Để hiểu rõ yêu cầu kinh doanh, quy trình làm việc và các yếu tố liên quan, các Business Analyst (BA) cần sử dụng thành thạo nhiều loại tài liệu. Dưới đây là 4 loại Tài Liệu Business Analyst quan trọng nhất mà bất kỳ BA nào cũng cần nắm vững.
1. Tài Liệu Business Requirements Document (BRD)
BRD là tài liệu nền tảng, mô tả nhu cầu, mong muốn và mục tiêu của dự án hoặc sản phẩm. Nó cung cấp bức tranh tổng quan về dự án, làm cơ sở cho việc xác định và phân tích các yêu cầu cụ thể.
Một BRD thường bao gồm:
- Mục tiêu và mô tả chung: Giới thiệu dự án, lý do thực hiện, mục tiêu cuối cùng và tầm quan trọng của dự án đối với doanh nghiệp.
- Phạm vi dự án: Xác định rõ ràng những gì nằm trong và ngoài phạm vi dự án.
- Yêu cầu kinh doanh chính: Trọng tâm của BRD, mô tả các yêu cầu cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, bao gồm chức năng, tính năng, hiệu suất, an ninh, tính mở rộng, tính linh hoạt,…
- Người dùng và vai trò: Mô tả người dùng cuối cùng của hệ thống hoặc sản phẩm, cùng với vai trò và trách nhiệm của họ.
- Rủi ro và ràng buộc: Mô tả các rủi ro tiềm ẩn và ràng buộc có thể ảnh hưởng đến việc triển khai dự án.
- Định nghĩa các bên liên quan (Stakeholder): Xác định các bên liên quan đến dự án và cách họ sẽ được liên kết và tham gia.
- Phân tích lợi ích và chi phí: Phân tích các lợi ích kỳ vọng và chi phí liên quan đến việc triển khai dự án.
- Tiêu chuẩn chất lượng: Mô tả các tiêu chuẩn và yêu cầu về chất lượng mà sản phẩm hoặc dịch vụ cần đáp ứng.
- Lịch trình và kế hoạch triển khai: Tổng quan về lịch trình dự kiến và kế hoạch triển khai của dự án.
- Phạm vi và phương pháp kiểm tra: Mô tả các phương pháp kiểm tra xem sản phẩm hoặc dịch vụ có đáp ứng các yêu cầu hay không.
Mô tả ảnh: Hình ảnh minh họa một tài liệu BRD, cung cấp cái nhìn tổng quan về các thành phần chính của tài liệu này.
2. Tài Liệu System Requirement Specification (SRS)
SRS là tài liệu chi tiết hướng dẫn việc phát triển và triển khai hệ thống. Nó tập trung vào các yêu cầu kỹ thuật cụ thể mà hệ thống cần đáp ứng để thực hiện các chức năng và tính năng đã được mô tả trong BRD.
Một SRS thường bao gồm:
- Mục tiêu của hệ thống: Mô tả mục tiêu chính của hệ thống và cách nó phục vụ nhu cầu kinh doanh đã xác định.
- Yêu cầu chức năng: Mô tả chi tiết các chức năng và hoạt động mà hệ thống cần thực hiện, bao gồm use case, khối lượng công việc và các tác vụ cụ thể.
- Yêu cầu phi chức năng: Các yêu cầu về hiệu suất, bảo mật, khả năng mở rộng, khả năng dự phòng, sự dễ bảo trì, v.v.
- Giao diện người dùng: Mô tả cách người dùng sẽ tương tác với hệ thống thông qua giao diện người dùng, bao gồm các mô tả về UI/UX, trải nghiệm người dùng và các yêu cầu về thiết kế giao diện.
- Yêu cầu dữ liệu và cơ sở dữ liệu: Mô tả cấu trúc dữ liệu, các định dạng và yêu cầu liên quan đến cơ sở dữ liệu mà hệ thống sẽ sử dụng.
- Ràng buộc kỹ thuật và rủi ro: Mô tả các ràng buộc kỹ thuật như hạn chế công nghệ, rủi ro có thể xảy ra và cách hệ thống xử lý chúng.
- Tiêu chuẩn và yêu cầu về hiệu suất: Xác định các tiêu chuẩn và yêu cầu về hiệu suất mà hệ thống cần đáp ứng.
- Kế hoạch kiểm thử: Mô tả chi tiết về cách tiến hành kiểm thử hệ thống, bao gồm kế hoạch, kịch bản kiểm thử và tiêu chí đánh giá.
- Lịch trình triển khai: Định rõ thời gian và các bước triển khai hệ thống.
Mô tả ảnh: Hình ảnh minh họa một tài liệu SRS, tập trung vào các yêu cầu kỹ thuật chi tiết của hệ thống.
3. Tài Liệu Test Case
Test Case là tài liệu quan trọng trong quá trình kiểm thử phần mềm. Nó mô tả các trường hợp cụ thể mà kiểm thử viên sẽ sử dụng để kiểm tra tính năng, chức năng hoặc hiệu suất của một ứng dụng hoặc hệ thống.
Thông tin trong Test Case bao gồm:
- Tên và mô tả: Tên của test case và mô tả ngắn gọn về mục tiêu.
- Điều kiện tiên quyết: Các điều kiện hoặc tình huống cần tồn tại trước khi test case được thực hiện.
- Bước thực hiện: Các bước cụ thể để thực hiện test case, bao gồm các hành động kiểm tra, dữ liệu cần sử dụng và kết quả mong đợi.
- Kết quả mong đợi: Mô tả chi tiết về kết quả dự kiến khi test case được thực hiện thành công.
- Dữ liệu kiểm thử: Các giá trị cần sử dụng hoặc cung cấp vào hệ thống trong quá trình kiểm thử.
- Môi trường kiểm thử: Mô tả môi trường cần thiết để thực hiện test case, bao gồm phần cứng, phần mềm và cấu hình hệ thống.
- Mức độ ưu tiên và trạng thái: Xác định mức độ ưu tiên của test case và trạng thái (đã thực hiện, chưa thực hiện, hoặc đã hoàn thành).
- Phạm vi kiểm thử: Xác định phạm vi của test case, ví dụ như kiểm tra một tính năng cụ thể, tính năng liên quan hoặc kiểm thử tích hợp.
- Dữ liệu nguy cơ và rủi ro: Mô tả các vấn đề có thể phát sinh hoặc rủi ro trong quá trình kiểm thử.
Mô tả ảnh: Hình ảnh minh họa một tài liệu Test Case, giúp đảm bảo chất lượng phần mềm thông qua việc kiểm thử hệ thống.
4. Tài Liệu Hướng Dẫn Sử Dụng (Manual)
Manual là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về cách sử dụng một sản phẩm, dịch vụ hoặc hệ thống. Nó được thiết kế để hỗ trợ người dùng cuối trong việc hiểu và thao tác với sản phẩm một cách hiệu quả.
Nội dung thường có trong Manual:
- Giới thiệu: Tổng quan về sản phẩm, bao gồm mục tiêu, tính năng chính và lợi ích.
- Hướng dẫn cài đặt: Các bước cần thiết để cài đặt sản phẩm hoặc hệ thống, bao gồm yêu cầu phần cứng, phần mềm và các bước cấu hình.
- Hướng dẫn sử dụng cơ bản: Hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng sản phẩm, từ việc khởi động đến các chức năng cơ bản.
- Tính năng chi tiết: Mô tả chi tiết về mỗi tính năng, chức năng hoặc phần của sản phẩm và cách sử dụng chúng.
- Hướng dẫn bảo trì và sửa chữa: Thông tin về cách bảo trì sản phẩm, các hướng dẫn về bảo dưỡng hoặc các hướng dẫn sửa chữa cơ bản.
- Câu hỏi thường gặp (FAQs): Các câu hỏi phổ biến mà người dùng có thể gặp phải và câu trả lời tương ứng.
- Thông tin liên hệ và hỗ trợ: Thông tin liên hệ để người dùng có thể tìm kiếm hỗ trợ hoặc thông tin bổ sung.
Mô tả ảnh: Hình ảnh minh họa một tài liệu hướng dẫn sử dụng (Manual), giúp người dùng hiểu và sử dụng sản phẩm hiệu quả.
Tóm lại, BRD, SRS, Test Case và Manual là 4 loại tài liệu business analyst thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và triển khai sản phẩm hoặc hệ thống. Nắm vững và áp dụng thành thạo các tài liệu này là yếu tố then chốt để trở thành một BA chuyên nghiệp và thành công.